Mflow İle Tüm Kağıt İşleri Artık Dijitalde

BTM girişimlerinden Mflow, ISO, BRC, FSSC gibi yönetim sistemi uygulayan işletmeleri kağıtlardan kurtararak yönetimi dijitale taşıyor.  Uygulama yasal zorunluluk olan “izlenebilirliği” de sağlıyor.

BRC, ISO; IFS, FSSC gibi uluslararası yönetim sistemi uygulayan tüm işletmelerin genel sorunu sistemin sürdürülebilirliğini sağlamak. Tabi bunu yapabilmek için önemli bir maliyete de katlanmak zorunluluğu var. Bilgiyi Ticarileştirme Merkezi (BTM) girişimcilerinin geliştirdiği Mflow projesi bir yandan sürdürülebilirliği garanti ederken, bir yandan da maliyetleri minimize ediyor. Tüm organizasyon yapılarını desteleyen Mflow, zamandan ve kağıttan tasarruf sağlayarak yönetim süreçlerinin dijitalde kolay ve hızlı bir şekilde yürütüyor. Mflow’u projenin kurucu ortaklarından İlkin Kılıç ile konuştuk.

Mflow nasıl bir ihtiyaçtan doğdu? Projenizin ortaya çıkış hikayesinden bahsedebilir misiniz?

Bir işletmeniz var ve herhangi bir uluslararası yönetim sistemi (BRC, IFS, FSSC, ISO vb.) uyguluyorsanız, en önemli konunuz yönetim sisteminizin sürdürülebilirliğini sağlamaktır. Bunun için, sistem dokümanlarınızın ve kayıtlarınızın yönetimini sağlayabileceğiniz bir yazılım kullanırsınız. Bu yazılımın, tek bir işletmeniz de olsa, holding de olsanız, organizasyonunuza uyum sağlayabilecek esneklikte olması gerekiyor. Ayrıca personellerinizin kolayca kullanabileceği ara yüze ve işleyişe sahip olması, denetim zamanında denetçinin görmek istediklerini kolayca gösterebilmesi ve en önemlisi işletmeniz için bir “yatırım” zorunluluğu oluşturmaması gerekiyor. Kurucu ortak Sibel Taşhan Yurtseven, sektöründeki aktif iş yaşamı sayesinde birbirinden farklı organizasyonları, kullanılan yazılımları ve işletmelere oluşturduğu maliyeti görebildiği için bu açığı fark etti ve benimle paylaştı. Sonrasında Mflow’u kurmaya karar verip, “Dokümanlar” ve “Kayıtlar” adında iki uygulamayı son teknolojiyle, işletmelerin yönetim sistemleri kapsamında tüm ihtiyaçlarını karşılayacak özelliklerle geliştirdik. Her ölçekteki firmaların alıp kullanabilmesi için de “kullanıcı sayısına” göre hesaplanan aylık ücretlendirme ile kullanım ücreti ve taahhüt olmadan kullanıma açtık.

Projeniz hangi süreçlerden geçti? Şu an hangi aşamada?

Mflow’u geliştirmeye başlamadan önce, sektör büyüklerinin kalite departmanları ile toplantılar yaparak, ihtiyacı yerinde gördük ve geri bildirimlerini aldık. Bu sayede Mflow’u her işletme ölçeğinde kullanılabilir esneklikte hazırladık. Yaklaşık 6 aylık geliştirme süreci ile birlikte 15 Mayıs 2020 tarihinde yayına açtık ve faaliyetlerimize başladık.

Müşteri profiliniz ve kullanıcılarınız kimlerden oluşuyor? Hedef kitlenizde kimler var?

Hedef kitlemiz uluslararası yönetim sistemi standartlarından herhangi birini uygulayan işletmeler. Diğer yandan herhangi bir yönetim sistemi uygulamayan; fakat işletme dokümanlarını ve formlarını dijitalleştirmek isteyen işletmeler de hedef kitlemizde. Biz, daha odaklı olmak amacıyla ilk olarak “gıda”, “kozmetik” ve “ambalaj” üretimi yapan işletmeleri hedefledik. Bunun sebebi, bu sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin uluslararası yönetim sistemi standartlarını daha yoğun bir şekilde uyguluyor olmasıdır. Ayrıca yine bu sektörler için “izlenebilirlik” sağlamak yasal zorunluluktur.

Mflow işletmelere ne gibi faydalar sağlıyor?

BRC, FSSC, IFS, ISO gibi uluslararası yönetim sistemi standartları vardır. Bu standartlar, işletmelerin uluslararası bir yönetim anlayışı kazanmasını hedefler ve birçok türleri vardır. Örneğin; BRC Food standardı güvenli ürün üretmeniz için gerekli yönetim sistemidir. Eğer bu standarda sahip bir gıda üreticisiyseniz, uluslararası pazarda “güvenli ürün üreticisi” olarak tanınırsınız. Bir başka örnek olarak ISO 27001 standardına sahipseniz kişisel verilerin korunması konusundaki gereklilikleri tamamlamışsınız demektir. Yönetim sistemi standartları beraberinde yoğun bir doküman ile form ve kayıt yükü getiriyor. Küçük ölçekli bir işletmesiniz ve sadece bir tane yönetim sistemi standardı uyguluyorsanız, buna bağlı olarak ortalama 100 dokümanınız ve formunuz olacaktır. Bunlar sürekli güncellenen ve eski versiyonlarının da korunması gereken verilerdir. Bu durum size oldukça yoğun bir takip ve kağıt yükü oluşturur. Bir gıda üretimi yapan işletme düşünün, sadece bir ürün için hammaddenin gelişinden, ürünün sevk edilmesine kadar onlarca kayıt doldurulur. Bu kayıtlar kağıt veya ofis yazılımları üzerinde ise personel hatalarına çok açıktır ve yapılacak hatalar size belgenizi kaybettirebilir.

Benzer uygulamalardan farklı yönleriniz neler?

Mflow’un iki uygulaması var, biri “Dokümanlar”, diğeri ise “Kayıtlar”. Bizim en farklı yönümüz kendimizi bir yazılım firması olarak konumlandırmamız. Çekirdek ekibimizde bile yönetim standartlarında uzman iki gıda yüksek mühendisimiz bulunuyor. Biz bu sayede Mflow’u yönetim sistemi standartlarının gerekliliklerini tamamen karşılayan özelliklerle geliştirdik. Ayrıca kurucu ortaklardan Sibel Taşhan Yurtseven BRC, FSSC, ISO 22716, ISO 9001 standartlarında başdenetçidir.

Pandemi süreci sizi ve projenizi ne yönde etkiledi?

Gelir modelimiz sayesinde pandemi sürecinden olumlu etkileniyoruz. Mflow’un gelir modeli aylık abonelik yöntemi ve sektöründe ilk. Kullanıcı sayınıza göre kadar aylık çok uygun fiyatlarla Mflow’u istediğiniz kadar kullanabiliyorsunuz. Bu da işletmelerin yatırım yükü altında ezilmesini engelliyor. Örneğin; 10 kullanıcı ile dokümanlarınızı ve kayıtlarınızı yönetebileceğiniz bir yazılım almak istediğinizde, satın alım maliyetiniz ortalama 85,000 lira civarında olacaktır. Senelik yüzde 20 oranında da işletme (bakım, güncelleme ve teknik destek) maliyetiniz olacaktır. Mflow’da ise bu aylık 236 liradır. İşletmelerin masraflarını en aza indirmek istediği bu dönemde, Mflow büyük kolaylık sağlıyor.

BTM’de bulunmak projenize ne gibi katkılar sağladı?

Öncelikle girişimcilik ekosisteminde görünür olmamızı sağladı. Bu önemsediğimiz bir konu. Bilgi eksikliğimizin olduğu konularda, BTM’nin düzenlediği online eğitimler de faydalı oluyor.
 

Global ve Türkiye pazarında kendinizi nerede konumlandırmayı düşünüyorsunuz?

Önümüzdeki 5 yılın sonunda, kullanıcı sayısı en az 200.000 olan, aylık cirosu iki milyonun üzerinde bir şirket olmayı ve beşinci yıl içinde hizmet ihracatına başlamış olmayı hedefliyoruz.