Online Toplantılarda Verimliliği Arttırmanın 5 Yolu

Pandemi sürecinde toplantılar yüz yüze yapılmak yerine online platformlara taşındı. Bu süreçte ifade yönetimi önem kazanırken toplantılardan alınan verim ise düşmeye başladı. Peki, online toplantıları daha verimli hale getirmek için nelere dikkat edilmelidir?

Düzenli Bir Ajanda Tutun

Online toplantılarda en çok karışıklık yaşanan detaylardan biri tarih ve zaman oluyor. Gün içerisinde birkaç saat aralıklarla toplantılara girmek, plansızlıktan kaynaklanan karışıklığı da beraberinde getiriyor. Kendinize bir iş ajandası tutarak bu karışıklıkları ortadan kaldırabilirsiniz. Toplantı notlarınızı burada toplayıp daha sonra çalışma arkadaşlarınızla paylaşmanız işlerinizi kolaylaştıracaktır.

Sistemi Önceden Test Edin

Kullanacağınız sistemi toplantı öncesi kontrol etmeye özen gösterin. Toplantı sırasında hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmamak için 10-15 dakika önceden sisteminizi ve cihazınızı kontrol etmek oldukça önemlidir. Bu konuda önceden önlem alarak hem heyecanınızı dengelersiniz hem de toplantıda sistemsel aksaklık yaşama riskinizi düşürürsünüz.

Dikkatinizi Toplantıya Verin

Toplantı sırasında multitasking yapmamak çok önemlidir. Toplantıları zaman kaybı olarak görmek yerine tüm dikkatinizi ve odağınızı belli bir yöne vermelisiniz. Çevrenizdeki dikkat dağıtıcı etmenleri ortadan kaldırarak kendinize toplantıya hazırlayabilirsiniz. Kameranız çalışıyor mu? Sesiniz net mi? Bu soruların cevap verebilmeniz için odaklanmanız şart. Bu sayede çok daha kontrollü ve verimli bir toplantı geçirebilirsiniz.

Çevrenizi Profesyonelleştirmeye Zorlamayın

Mevcut olan işlerin pürüzsüz bir şekilde ilerlemesi önemlidir; fakat bunlar için çalışanlarınızdan mükemmel olmalarını beklemeyin. Onların potansiyelleri üzerine çıkmaları için zorlamayın. Önemli olan şeyin takım çalışmasındaki denge ve uyum olduğunu unutmayın. Toplantıların sorunsuz yürütülmesindeki en önemli etken karşılıklı iletişimdir. Görüşmelerinizde ekrana değil; kameraya bakın ve karşınızdakine göz teması kurduğunuzu hissettirin. Böylece toplantılarınız her iki taraf için verimli geçecektir.

Toplantılarınız için Moderatör Belirleyin

Toplantı sırasında akışı ve süreyi kontrol etmek oldukça önemlidir. Daha ciddi ve düzenli  toplantılar için toplantılardan sorumlu bir moderatörünüz olmalıdır. Konuşulacak konuları belirlemek ve zaman yönetimini yapmanın yanı sıra; toplantı notlarının paylaşılması, düzenli katılımın sağlanması ve belirli aralıklarla yeni toplantılar düzenlenmesi gibi konularda da moderatörünüzden destek alabilirsiniz. Bu sayede toplantılarınız çok daha organize edilmiş ve verimli geçecektir.

Pandemi sürecini değiştiremeyiz; ancak içinde bulunduğumuz durumu iyileştirebiliriz. Online toplantılarınızdan eskisi kadar verim ve keyif almak için kullanabileceğiniz bu 5 madde ile online toplantılarınızı daha verimli hale getirebilirsiniz.

BTM E-bülten

BTM tarafından önemli duyuru, haber ve güncellemelerden haberdar olmak için e-bültenimize kayıt olabilirsiniz.

BTM YouTube
BTM Instagram
BTM LinkedIn

Hesabınız yok mu? Hemen ücretsiz kayıt olun.

Web sitemizi kullanarak Kullanım ve Gizlilik Koşulları'nı ve Aydınlatma Metni'ni okuyup, anladığınızı kabul etmiş sayılırsınız.